Política de tratamiento de datos personales

Versión 1.0. Vigente desde [FECHA DE VIGENCIA].

1. Quién es el responsable

Celdix es una plataforma de [RAZÓN SOCIAL], identificada con NIT [NIT], con domicilio en [DIRECCIÓN], [CIUDAD], Colombia. Correo de contacto y de protección de datos: [CORREO]. Teléfono: [TELÉFONO]. Sitio web: [SITIO WEB].

2. Normas aplicables

Esta política se rige por los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Definiciones

Titular: la persona a quien se refieren los datos.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolectar, guardar, usar, transmitir o suprimir.
Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.

4. Cuándo Celdix es responsable y cuándo es encargado

Celdix actúa como responsable de los datos de sus clientes y de las personas que estos designan para usar la plataforma: administradores, vigilantes, encargados y operadores. Esto incluye nombre, cargo, teléfono, correo, usuario, datos de facturación del servicio y registros de uso de la cuenta.

Celdix actúa como encargado de los datos que cada copropiedad, urbanización o parqueadero registra en la plataforma: residentes, visitantes, clientes de parqueadero, vehículos, placas, fotografías, movimientos y cobros. En ese caso el responsable es la sede, y Celdix trata los datos solo para prestarle el servicio y según sus instrucciones, en los términos del contrato de transmisión de datos firmado con ella. Las solicitudes sobre esos datos deben dirigirse a la sede; si llegan a Celdix, las trasladamos a la sede y le informamos al titular.

5. Datos que se tratan

Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento cuando se requiere para un documento de pago, teléfono y correo.
Vivienda: torre y apartamento, o dirección o número de casa, dentro de la unidad.
Vehículos: placa, tipo, marca, color, plaza asignada y estado visible del vehículo al ingresar.
Fotografías del vehículo y de su placa al ingresar y salir, y fotografías de evidencia de una plaza reportada como libre.
Movimientos: fecha y hora de ingreso y salida, ubicación dentro del parqueadero, bloqueos, incidentes y multas definidas por la copropiedad.
Pagos: valor, medio de pago, aportes, recibos y documentos de facturación generados.
Datos técnicos: usuario, fecha y hora de las acciones, versión de la app y registros de auditoría.

La plataforma no solicita datos sensibles ni datos de niñas, niños o adolescentes. Las fotografías se toman al vehículo y a su placa; la app indica evitar fotografiar personas. Si una fotografía capta de forma incidental a una persona, no se usa para identificarla y se elimina en el mismo plazo que las demás fotografías.

6. Para qué se usan los datos

Controlar el ingreso y la salida de vehículos y la seguridad del parqueadero.
Gestionar plazas, vehículos que bloquean a otros y contactar a quien debe mover su vehículo.
Calcular cobros, emitir recibos de caja y transmitir la información de cada venta al proveedor tecnológico de facturación que el parqueadero haya contratado.
Registrar aportes, multas y avisos que defina la copropiedad conforme a su reglamento.
Prestar soporte, mantener la seguridad, auditar acciones y prevenir fraudes.
Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
Facturar el servicio de Celdix a sus clientes y gestionar la relación comercial.

Celdix no vende datos personales, no los usa para publicidad y no elabora perfiles comerciales de los titulares.

7. Autorización

La autorización se obtiene antes de la recolección, de forma expresa e informada. En la app, cada usuario la otorga al ingresar por primera vez y queda registrada con fecha, hora y versión de esta política. Para residentes y visitantes, la sede obtiene la autorización con sus propios formatos o avisos y la deja registrada en la plataforma. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

8. Derechos del titular

Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
Presentar quejas ante la SIC, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado.
Revocar la autorización o pedir la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder gratuitamente a sus datos.

9. Cómo ejercer los derechos

Envía tu solicitud al correo [CORREO], indicando tu nombre, documento, la sede relacionada, lo que pides y un medio de respuesta.

Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, informando el motivo.
Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informando el motivo.
Si el reclamo está incompleto, pediremos la información faltante dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que se complete, se entenderá que desististe.

10. Con quién se comparten los datos

Proveedores de infraestructura en la nube que alojan la plataforma, bajo contratos que los obligan a proteger los datos. Pueden estar ubicados en Estados Unidos u otros países con nivel adecuado de protección según la SIC.
El proveedor tecnológico de facturación electrónica que cada parqueadero contrata, solo con los datos de la venta y del comprador necesarios para emitir el documento.
WhatsApp u otras aplicaciones, solo cuando un usuario decide enviar un ticket, recibo o aviso por ese medio.
Autoridades administrativas o judiciales que lo soliciten en ejercicio de sus funciones.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables: separación de los datos de cada sede, acceso por roles, cifrado en la transmisión, contraseñas protegidas, registros de auditoría, copias de respaldo y procedimientos para atender incidentes. Ningún sistema es completamente infalible; si ocurre un incidente que afecte datos personales, actuaremos conforme a la ley e informaremos a quien corresponda.

12. Cuánto tiempo se conservan

Fotografías de ingreso y salida: noventa (90) días, salvo que estén asociadas a un incidente o reclamo abierto, caso en el cual se conservan hasta su cierre.
Datos de visitantes: noventa (90) días desde su última visita.
Movimientos de ingreso y salida: [24] meses, o el plazo menor que defina la sede.
Recibos, documentos de facturación y registros contables: el tiempo que exijan las normas tributarias y comerciales.
Cuentas de clientes y usuarios: mientras esté vigente el contrato y treinta (30) días más para la devolución de la información; luego se eliminan, salvo deber legal de conservarlas.

13. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política de manera sustancial, lo informaremos en la app antes de que el cambio aplique y pediremos una nueva aceptación cuando la ley lo exija.